Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr: Nebenkostenabrechnung tagesgenau erstellen

Ein Mieter kündigt zum 30. Juni, der neue zieht zum 1. August ein — und Sie als Vermieter stehen vor der Frage: Wie rechne ich die Nebenkosten korrekt ab? Ein klassischer Fall, der in der Vermieter-Praxis regelmäßig zu Fehlern führt — und im Streitfall vor dem Mietgericht teuer werden kann.

Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie bei einem Mieterwechsel im laufenden Abrechnungsjahr vorgehen: Welche Kosten werden tagesgenau geteilt? Wann brauchen Sie eine separate Heizkostenabrechnung? Wer trägt die Leerstandszeit? Und welche Rechte hat der ausgezogene Mieter noch nach Vertragsende? Mit konkretem Rechenbeispiel, einer Vorlage für das Übergabeprotokoll und allen wichtigen Fristen.

Inhalt

• Die Grundregel: Tagesgenaue Abrechnung
• Welche Kosten werden wie aufgeteilt?
• Zählerstände — der wichtigste Schritt
• Praxis-Beispiel mit echten Zahlen
• Sonderfall Leerstand
• Sonderfall: Mieter zieht direkt vor Erhalt der Hausgeldabrechnung aus
• Kaution einbehalten — was ist erlaubt?
• Die häufigsten Stolperfallen
• Häufige Fragen

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Die Grundregel: Tagesgenaue Abrechnung

Bei einem Mieterwechsel im laufenden Abrechnungsjahr wird die Nebenkostenabrechnung nach der gängigen Praxis tagesgenau auf die einzelnen Mieter aufgeteilt. Das bedeutet: Jeder Mieter erhält eine eigene Abrechnung für den Zeitraum, in dem er die Wohnung tatsächlich bewohnt hat.

Konkret entstehen aus einem Mieterwechsel in der Regel zwei separate Nebenkostenabrechnungen für dasselbe Abrechnungsjahr:

• Eine Abrechnung für die alte Mietpartei (Mietzeitraum bis zum Auszug)
• Eine Abrechnung für die neue Mietpartei (Mietzeitraum ab Einzug)

Etwaige Leerstandszeiten dazwischen werden in der Regel dem Vermieter zugerechnet — sie sind weder mit der einen noch der anderen Mietpartei zu verrechnen.

Warum tagesgenau und nicht monatlich?

In der Praxis wird die tagesgenaue Aufteilung der monatlichen Pauschalierung vorgezogen, weil sie:

• Fairer ist für beide Mietparteien
• Genauer das tatsächliche Nutzungsverhältnis abbildet
• Streitsicherer ist, weil sie weniger Spielraum für Interpretation lässt

Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Anteil Mieter = (Tage Mietzeit / 365) × Gesamtkosten der Position

Bei einem Schaltjahr entsprechend durch 366 teilen.

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Welche Kosten werden wie aufgeteilt?

Bei der Aufteilung gibt es zwei grundsätzliche Kategorien — die Unterscheidung ist für die korrekte Abrechnung zentral:

Kategorie 1: Pauschale / flächenbasierte Kosten

Diese Kosten fallen unabhängig vom konkreten Verbrauch an und werden tagesgenau nach Wohndauer geteilt:

Kategorie 2: Verbrauchsabhängige Kosten

Diese Kosten richten sich nach dem tatsächlichen Verbrauch und werden über Zählerstände den jeweiligen Mietern direkt zugeordnet:

Mischkosten — Müll nach Personenzahl

Wird die Müllabfuhr im Mietvertrag nach Personenzahl abgerechnet (statt nach Wohnfläche), wird die Berechnung komplexer. Hier sind beide Faktoren relevant:

• Anzahl der Personen im Haushalt (alt und neu)
• Mietzeitraum der jeweiligen Parteien

In der Praxis empfiehlt sich die Aufteilung über sogenannte "Personenmonate" oder "Personentage" — das System wird in der Regel von professioneller Abrechnungssoftware automatisch berücksichtigt.

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Zählerstände — der wichtigste Schritt

Der mit Abstand wichtigste Schritt bei einem Mieterwechsel ist die lückenlose Dokumentation der Zählerstände. Ohne diese Daten lässt sich keine korrekte verbrauchsabhängige Abrechnung erstellen — und Streit ist nahezu vorprogrammiert.

Welche Zähler müssen abgelesen werden?

Je nach Wohnung sind in der Regel folgende Zähler relevant:

• Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper
• Wärmemengenzähler (zentral oder pro Wohnung)
• Kaltwasserzähler
• Warmwasserzähler
• Stromzähler (falls Allgemeinstrom umgelegt)
• Gaszähler (falls vorhanden)

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Idealerweise werden die Zählerstände an folgenden zwei Tagen abgelesen:

1. Am Tag des Auszugs der alten Mietpartei
2. Am Tag des Einzugs der neuen Mietpartei

Wenn dazwischen ein Leerstand liegt, sollten die Zähler zusätzlich am Tag des Auszugs und erneut am Tag des Einzugs abgelesen werden — die Verbrauchsdifferenz im Leerstand geht zu Lasten des Vermieters.

Übergabeprotokoll — Pflicht-Bestandteile

Ein wirksames Übergabeprotokoll erfasst typischerweise:

Wenn keine Zählerstände vorliegen

Sollten Zählerstände bei Aus- oder Einzug versäumt worden sein, werden die Verbräuche in der Regel geschätzt — entweder anhand der Vorjahre oder über eine Hochrechnung der Gesamtjahresverbräuche. Das ist allerdings streitanfällig: Der Mieter kann der Schätzung widersprechen, und im Zweifel hat eine ungenaue Abrechnung schlechte Erfolgsaussichten.

Empfehlung aus der Praxis: Die Heizkostenfirma (z.B. Techem, ista, BRUNATA) beauftragen, die Zwischenablesung professionell vorzunehmen. Die Kosten dafür liegen typischerweise bei 30–80 € — diese Preisspanne variiert je nach Anbieter und Region stark.

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Praxis-Beispiel mit echten Zahlen

Damit die Theorie greifbar wird: Ein konkretes Szenario, das viele ETW-Vermieter so erleben.

Die Ausgangslage

Sie vermieten eine 75 m² Eigentumswohnung in Essen. Im Jahr 2025 gab es folgende Mieterhistorie:

• Frau Schmidt: Mieterin vom 1. Januar bis 30. Juni 2025 (181 Tage)
• Leerstand: 1. Juli bis 31. Juli 2025 (31 Tage)
• Herr Weber: Mieter vom 1. August bis 31. Dezember 2025 (153 Tage)

Vorauszahlungen:

• Frau Schmidt: 260 € monatlich → 1.560 € insgesamt (6 Monate)
• Herr Weber: 280 € monatlich → 1.400 € insgesamt (5 Monate)

Die Hausgeldabrechnung 2025 weist folgende umlagefähige Positionen für die Wohnung aus (insgesamt 3.075 €):

Schritt 1: Pauschale Kosten tagesgenau aufteilen

Alle Positionen außer Heizung/Warmwasser und Kaltwasser werden tagesgenau geteilt. Die Summe der pauschalen Kosten beträgt: 320 + 410 + 180 + 290 + 95 + 60 + 140 = 1.495 €.

Schritt 2: Heizkosten über Zählerablesung verteilen

Bei Übergabe am 30. Juni wurden folgende Zählerstände dokumentiert:

• Wärmemengenzähler 01.01.2025: 0 kWh (Jahresanfang)
• Wärmemengenzähler 30.06.2025: 7.840 kWh (Auszug Schmidt)
• Wärmemengenzähler 31.07.2025: 7.890 kWh (Leerstand, Frostschutz)
• Wärmemengenzähler 01.08.2025: 7.890 kWh (Einzug Weber)
• Wärmemengenzähler 31.12.2025: 12.450 kWh (Jahresende)

Die Gesamtkosten Heizung/Warmwasser betragen 1.240 € bei 12.450 kWh Verbrauch:

Schritt 3: Kaltwasser über Zählerablesung

Analog zur Heizung, bei Gesamtkosten 340 € und Zählerständen:

• Verbrauch Frau Schmidt: 14 m³ → 190,40 €
• Leerstand: 0 m³ → 0 €
• Verbrauch Herr Weber: 11 m³ → 149,60 €

Endergebnis

Abrechnung Frau Schmidt (Mietzeit 1.1.-30.6.):

Abrechnung Herr Weber (Mietzeit 1.8.-31.12.):

Was der Vermieter trägt (Leerstand Juli 2025):

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Sonderfall Leerstand

Leerstandszeiten zwischen zwei Mietern gehen in der Regel zu Lasten des Vermieters — sie können weder dem ausgezogenen noch dem eingezogenen Mieter zugerechnet werden. Das gilt nach der gängigen Vermieter-Praxis sowohl für pauschale als auch für verbrauchsabhängige Kosten.

Was bedeutet das konkret?

Pauschale Kosten im Leerstand: Die anteiligen Tage (in unserem Beispiel 31 Tage Juli) werden aus den Gesamtkosten heraus berechnet und vom Vermieter getragen. Die ausgezogene Mietpartei wird damit nicht belastet.

Verbrauchsabhängige Kosten im Leerstand: In der Regel fällt im Leerstand kein oder nur minimaler Verbrauch an (z.B. Frostschutzheizung). Dieser geringe Verbrauch wird ebenfalls dem Vermieter zugerechnet.

Tipp zur Verlustminimierung

Bei längerem Leerstand (mehrere Wochen) lohnt es sich, einige Maßnahmen umzusetzen:

• Heizung auf Frostschutz reduzieren (typischerweise 5–7 °C)
• Wasserabsperrungen prüfen (Hauptabsperrhahn, wenn lange leer)
• Gebäudeversicherung bei Leerstand informieren (Frist je nach Versicherungsbedingungen, häufig nach 4–6 Wochen — prüfen Sie Ihren Vertrag)

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Sonderfall: Mieter zieht aus, bevor die Hausgeldabrechnung vorliegt

Eine besonders heikle Situation: Frau Schmidt ist im Juni 2025 ausgezogen, die Hausgeldabrechnung 2025 erhält der Vermieter aber erst im Juli 2026. Wie verhält man sich?

Die 12-Monats-Frist nach § 556 BGB

Auch gegenüber ausgezogenen Mietern gilt die übliche 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB. Für das Abrechnungsjahr 2025 endet sie am 31.12.2026.

Vorläufige Abrechnung — nur mit Vorsicht

Wenn die Hausgeldabrechnung erst spät vorliegt und die Frist droht, wird in der Praxis manchmal eine vorläufige Abrechnung auf Basis von Schätzwerten erstellt. Achtung: Eine spätere Korrektur zu Lasten des Mieters ist nach Ablauf der 12-Monats-Frist nach gängiger Rechtsprechung in der Regel nicht mehr möglich — Nachforderungen aus einer korrigierten Endabrechnung können dann verloren sein.

In der Praxis empfiehlt sich daher dringende rechtliche Beratung, bevor eine vorläufige Abrechnung versendet wird. Wird sie dennoch erstellt, sollte sie den ausdrücklichen Hinweis enthalten:

„Diese Abrechnung erfolgt auf Basis von Schätzwerten, da die endgültige Hausgeldabrechnung der WEG noch nicht vorliegt. Nach Erhalt der finalen Werte wird eine korrigierte Abrechnung erstellt."

Kontakt zum ausgezogenen Mieter

Eine besondere Herausforderung: Wo ist die ausgezogene Mietpartei eigentlich? Vermieter sollten:

• Bei Auszug die neue Anschrift erfragen (idealerweise im Übergabeprotokoll)
• Wenn vorhanden, E-Mail-Kontakt halten
• Bei Unerreichbarkeit: über letzten bekannten Wohnsitz (manchmal über Einwohnermeldeamt mit berechtigtem Interesse möglich)

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Kaution einbehalten — was ist erlaubt?

Eine häufige Frage: Darf der Vermieter einen Teil der Kaution für eine zu erwartende Nebenkostennachforderung einbehalten?

Die Antwort: Ja, in begrenztem Umfang

Nach der BGH-Rechtsprechung kann der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution als Sicherheit für die ausstehende Nebenkostenabrechnung zurückhalten. Üblich sind in der Praxis:

• 3 bis 4 monatliche Nebenkostenvorauszahlungen als grobe Orientierung (kein gesetzlicher Fixbetrag — maßgeblich ist die konkret zu erwartende Nachforderung)
• Begrenzte Zeitdauer — spätestens bis zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung, also innerhalb der 12-Monats-Frist
• Konkrete Begründung schriftlich an den Mieter

Was nicht erlaubt ist

Schritt-für-Schritt: Kaution korrekt einbehalten

1. Schriftliche Information an den Mieter mit konkretem Betrag und Begründung
2. Restkaution sofort an den Mieter überweisen (Auszug + restliche Forderungen, abzgl. einbehaltener Teil)
3. Abrechnung innerhalb der gesetzlichen 12-Monats-Frist erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB)
4. Rückzahlung des einbehaltenen Teils abzüglich tatsächlicher Nachforderung — oder vollständige Rückzahlung bei Guthaben

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Die häufigsten Stolperfallen

Aus der Vermieter-Praxis sind folgende Situationen besonders häufig — und können kostspielig werden:

Stolperfalle 1: Zählerstände vergessen

Ohne Zählerstände beim Mieterwechsel ist eine korrekte Heizkostenabrechnung nahezu unmöglich. Schätzungen werden vom Mieter häufig angefochten und können nach § 12 HeizKV zu einer 15 %-Kürzung führen.

Vermeidung: Heizkostenfirma frühzeitig kontaktieren und Zwischenablesung beauftragen (Kosten 30-80 €, umlagefähig).

Stolperfalle 2: Übergabeprotokoll fehlt oder nur einseitig

Ohne gegenseitig unterzeichnetes Protokoll ist im Streitfall die Beweislage schwierig. Mieter könnten Zählerstände bestreiten oder behaupten, Schäden seien vor ihrem Einzug entstanden.

Vermeidung: Übergabeprotokoll bei jedem Mieterwechsel von beiden Parteien unterzeichnen lassen.

Stolperfalle 3: Anschrift des ausgezogenen Mieters nicht dokumentiert

Wenn die Hausgeldabrechnung erst spät vorliegt, fehlt der Vermieter im schlimmsten Fall die Adresse für die finale Abrechnung. Eine Zustellung an die alte (= eigene Mietwohnung) Adresse ist unwirksam.

Vermeidung: Im Übergabeprotokoll explizit nach der neuen Anschrift fragen und protokollieren.

Stolperfalle 4: Pauschale statt tagesgenaue Aufteilung

Wer pauschal "die Hälfte des Jahres" abrechnet, statt tagesgenau, riskiert Anfechtungen. Bei Mietzeit 1.1.-30.6. sind das 181 Tage (49,59 %), nicht 50 %.

Vermeidung: Tagesgenaue Berechnung — bei Unsicherheit Software einsetzen, die das automatisch berücksichtigt.

Stolperfalle 5: Leerstand vergessen oder falsch zugerechnet

Manche Vermieter rechnen den Leerstand fälschlicherweise dem ausgezogenen oder dem einziehenden Mieter zu. Das ist in der Regel nicht zulässig — der Leerstand geht zu Lasten des Vermieters.

Vermeidung: Leerstandszeit klar trennen und im Buchführungs-System getrennt erfassen.

Stolperfalle 6: Frist gegenüber ausgezogenem Mieter verpasst

Auch gegenüber bereits ausgezogenen Mietern gilt die 12-Monats-Frist. Wer die Abrechnung erst nach Ablauf erstellt, verliert nach § 556 Abs. 3 BGB den Anspruch auf eine Nachforderung — ein Guthaben muss jedoch ausgezahlt werden.

Vermeidung: Erinnerung im Kalender setzen — und die ausgezogene Mietpartei früh über die zu erwartende Abrechnung informieren.

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Häufige Fragen

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Weiterführende Themen

• Hausgeldabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung — der ETW-Vermieter Guide 2026
• Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung erstellen: 8-Schritte-Anleitung
• 12-Monats-Frist nach § 556 BGB — was passiert bei verspäteter NK Bald verfügbar
• Verteilerschlüssel Nebenkosten — welcher passt für welche Kostenart? Bald verfügbar
• Welche Hausgeldposten dürfen Sie auf Mieter umlegen? Bald verfügbar

Im Glossar nachschlagen:

• Nebenkostenabrechnung
• Abrechnungszeitraum
• Heizkostenverordnung
• Verteilerschlüssel
• Umlagefähige Betriebskosten
• § 556 BGB

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Zusammenfassung

Wenn Sie sich nur drei Sätze aus diesem Artikel merken:

1. Bei Mieterwechsel im laufenden Abrechnungsjahr entstehen in der Regel zwei separate Nebenkostenabrechnungen — eine pro Mietpartei.
2. Pauschale Kosten werden tagesgenau geteilt, verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser) über Zählerstände den Mietern direkt zugeordnet.
3. Das Übergabeprotokoll mit dokumentierten Zählerständen ist der wichtigste Schritt — ohne diese Daten ist eine korrekte Heizkostenabrechnung praktisch unmöglich.

Wer den Aufwand reduzieren möchte: Mit Wegora lassen sich mehrere Mietparteien für dasselbe Abrechnungsjahr erfassen, die tagesgenaue Aufteilung erfolgt automatisch und für jeden Mieter wird eine separate PDF erstellt.