ETW-Vermieterwegora · Ratgeber

Hausgeldabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung — der ETW-Vermieter Guide 2026

Tobias Klüppel

Geschäftsführer Wegora · Veröffentlicht 3. April 2026 · Aktualisiert 23. Mai 2026 · 14 Min. Lesezeit

Sie haben Ihre Hausgeldabrechnung von der Hausverwaltung bekommen. Auf dem Schreiben steht "Jahresabrechnung 2025", einige tausend Euro, eine lange Liste mit Positionen — und am Ende ein Hinweis: "Bitte legen Sie die umlagefähigen Beträge auf Ihren Mieter um."

Genau hier beginnt das Problem für rund 1,8 Millionen Vermieter von Eigentumswohnungen in Deutschland: Die Hausgeldabrechnung ist nicht die Nebenkostenabrechnung. Sie ist die Grundlage dafür — die Hausgeldabrechnung der WEG wird in der Praxis nicht direkt an den Mieter weitergegeben. Eine direkte Weitergabe kann nach der Rechtsprechung zu Anfechtungen, Rückforderungen und im Einzelfall zum Verlust des Nachforderungsanspruchs führen.

Dieser Guide erklärt verständlich, was der Unterschied zwischen Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung ist, welche Posten in der Vermieter-Praxis typischerweise umgelegt werden, wie aus einer Hausgeldabrechnung eine strukturierte Nebenkostenabrechnung entsteht — und welche fünf Stolperfallen bei ETW-Vermietern besonders häufig auftreten.

Inhalt


Was ist eine Hausgeldabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung — auch Jahresabrechnung oder WEG-Abrechnung genannt — erstellt Ihre Hausverwaltung einmal jährlich für die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie zeigt Ihnen als Eigentümer, welche Kosten für die Verwaltung und den Erhalt des Gemeinschaftseigentums im abgelaufenen Wirtschaftsjahr entstanden sind und welcher Anteil davon auf Ihre Eigentumswohnung entfällt.

Die rechtliche Grundlage für die Hausgeldabrechnung finden Sie in § 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Ihre Hausverwaltung ist verpflichtet, Ihnen diese Abrechnung jährlich vorzulegen — in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres.

Hinweis: Mit der WEG-Reform 2020 ist die ausdrückliche Verwalterpflicht zur „Jahresabrechnung" aus § 28 WEG entfallen. In der Praxis erstellt der Verwalter sie weiterhin als Grundlage für den Beschluss nach Abs. 2; zusätzlich verpflichtet § 28 Abs. 4 WEG zur Erstellung eines jährlichen Vermögensberichts.

Welche Positionen enthält eine typische Hausgeldabrechnung?

Eine Hausgeldabrechnung enthält sämtliche Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft. Das macht sie umfangreich und für Vermieter zunächst unübersichtlich. Typische Positionen sind:

  • Gebäudeversicherung und Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung
  • Müllabfuhr, Straßenreinigung und Winterdienst
  • Heizung und Warmwasser (inklusive Wartung, Ablesung, Brennstoff)
  • Kaltwasser und Abwasser
  • Hauswart und Gartenpflege
  • Aufzug (Wartung, Strom, Reparaturen)
  • Gemeinschaftsstrom (Treppenhaus, Außenbeleuchtung)
  • Schornsteinreinigung
  • Erhaltungsrücklage — der Sparposten der WEG für künftige Reparaturen
  • Verwaltervergütung der Hausverwaltung
  • Besondere Rücklagen für größere Sanierungen (Dach, Fassade, Heizungsanlage)
  • Bankgebühren und Kontoführung der WEG
  • Rechts- und Beratungskosten der Eigentümergemeinschaft

An wen richtet sich die Hausgeldabrechnung?

Wichtig: Die Hausgeldabrechnung richtet sich an Sie als Eigentümer. Sie ist ein internes Dokument der WEG und enthält Informationen, die Ihren Mieter nicht betreffen — etwa Rücklagen, Verwaltungskosten oder sonstige Angaben zur Gemeinschaft. Ihr Mieter hat keinen Anspruch darauf, die Hausgeldabrechnung einzusehen.

Was er einsehen darf, sind die Belege, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen — etwa die Heizkostenrechnung der WEG oder den Wartungsvertrag des Aufzugs. Dieses Recht ergibt sich aus dem Belegeinsichtsrecht gemäß § 259 BGB.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung — rechtlich korrekt: Betriebskostenabrechnung — erstellen Sie als Vermieter einmal jährlich für Ihren Mieter. Sie zeigt, welche umlagefähigen Betriebskosten im Abrechnungszeitraum tatsächlich entstanden sind, was Ihr Mieter bereits als Vorauszahlung geleistet hat — und ob es zu einer Nachzahlung oder einer Erstattung kommt.

Die Nebenkostenabrechnung enthält in der Regel nur Kosten, die nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als umlagefähig gelten. Das ist der entscheidende Unterschied zur Hausgeldabrechnung: Während dort alle Kosten der WEG aufgeführt sind, werden in der Nebenkostenabrechnung typischerweise nur ausgewählte Positionen aufgeführt — und diese sollten nach der Rechtsprechung im Mietvertrag wirksam als umlagefähig vereinbart sein.

Was eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung typischerweise enthält

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gelten für eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung in der Regel folgende Mindestangaben:

  1. Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Kostenart
  2. Angabe des Verteilerschlüssels (z.B. Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch)
  3. Berechnung des Anteils des Mieters
  4. Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen
  5. Abrechnungszeitraum (in der Regel 12 Monate)
  6. Angabe von Name und Anschrift von Vermieter und Mieter

Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben oder sind sie fehlerhaft, kann die Abrechnung nach der Rechtsprechung formell unwirksam sein — auch wenn die Beträge inhaltlich korrekt waren.

Der Kernunterschied auf einen Blick

Damit der Unterschied zwischen beiden Dokumenten in einer Übersicht klar wird:

AspektHausgeldabrechnungNebenkostenabrechnung
Wer erstellt sie?Hausverwaltung der WEGSie als Vermieter
Für wen?Sie als EigentümerIhr Mieter
Was wird abgerechnet?Alle Kosten der WEGNur umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV
Rechtsgrundlage§ 28 WEG§ 556 BGB, § 2 BetrKV
Fristi.d.R. 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Erhaltungsrücklage enthalten?JaNein
Verwaltervergütung enthalten?JaNein
Reparaturen enthalten?JaNein
Wartungskosten enthalten?JaJa (nur Wartung, keine Reparatur)
Belegeinsicht möglich?Nur für EigentümerFür Mieter nach § 259 BGB
VerteilerschlüsselHäufig nach Miteigentumsanteilen (MEA)Gemäß Vereinbarung im Mietvertrag

Das praktische Problem dabei: Aus der Hausgeldabrechnung der Hausverwaltung entsteht eine eigenständige Abrechnung für den Mieter. Es gilt, Positionen zu identifizieren, einige herauszufiltern und gegebenenfalls nach einem anderen Verteilerschlüssel umzurechnen. Das kostet Zeit. Und Unklarheiten können in der Praxis teuer werden: Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann angefochten werden — was nach der Rechtsprechung auch berechtigte Nachforderungen betreffen kann.

Welche Hausgeldposten dürfen Sie weitergeben?

Eine zentrale Frage für ETW-Vermieter: Welche Posten gelten als umlagefähige Betriebskosten? § 2 BetrKV listet 17 Kostenarten als Betriebskosten auf. Eine davon — der Kabelanschluss / die Gemeinschafts-Antennenanlage — ist nach der TKG-Reform 2021 seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig (Details im Hinweis unten). Die übrigen 16 Kostenarten dürfen Sie nach geltendem Recht grundsätzlich umlegen — Voraussetzung ist nach der Rechtsprechung üblicherweise, dass die jeweilige Kostenart im Mietvertrag konkret als umlagefähig vereinbart wurde.

Umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV — die vollständige Liste

Folgende Kostenarten gelten nach § 2 BetrKV in der Regel als umlagefähig, sofern sie im Mietvertrag konkret vereinbart und tatsächlich angefallen sind:

  1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks — insbesondere Grundsteuer
  2. Kosten der Wasserversorgung — Kaltwasser, Wasserzähler, Eichung
  3. Kosten der Entwässerung — Abwasser, Niederschlagswasser
  4. Kosten der zentralen Heizungsanlage — Brennstoff, Wartung, Stromverbrauch, Ablesung (geregelt zusätzlich durch Heizkostenverordnung)
  5. Kosten der zentralen Warmwasserversorgung
  6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  7. Kosten des Aufzugs — Strom, Wartung, regelmäßige Prüfung (nicht: Reparaturen)
  8. Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr — kommunale Gebühren
  9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung — Treppenhausreinigung
  10. Kosten der Gartenpflege
  11. Kosten der Beleuchtung — Allgemeinstrom für Treppenhaus, Außenanlagen
  12. Kosten der Schornsteinreinigung
  13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung — Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Sturm- und Wasserschaden, Öltank-Haftpflicht
  14. Kosten für den Hauswart (Anteil für Hausmeistertätigkeiten, nicht für Reparaturen oder Verwaltung)
  15. Kosten der Gemeinschafts-Antennenanlage / des Breitbandanschlusses — eingeschränkt; Kabelanschluss seit 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig (siehe Hinweis unten)
  16. Kosten der maschinellen Wascheinrichtungen (selten relevant)
  17. Sonstige Betriebskosten — z.B. Wartung Rauchmelder, Dachrinnenreinigung — sofern im Mietvertrag konkret benannt

Nicht umlagefähige Kosten — was üblicherweise nicht umgelegt wird

Folgende Posten finden sich häufig auf der Hausgeldabrechnung — gelten aber nach der Rechtsprechung typischerweise als nicht umlagefähig:

  • Erhaltungsrücklage — Ihr Sparposten als Eigentümer für künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum
  • Verwaltungskosten — das Honorar der Hausverwaltung
  • Reparaturen und Instandsetzung — z.B. neue Heizungsanlage, Dachreparatur, Aufzugsaustausch
  • Wartungs- und Reparaturkosten für Sondereigentum, sofern nicht im Mietvertrag vereinbart
  • Bankgebühren und Kontoführung der WEG
  • Rechts- und Beratungskosten der WEG
  • Eigene Verwaltungskosten — Ihre Zeit, Porto, Telefon für Mieterkommunikation
  • Kapitalkosten — Zinsen für Darlehen, die Sie für die Wohnung aufgenommen haben
  • Kosten der Rauchmelder-Anschaffung (nur Wartung umlagefähig, sofern vereinbart)

Der häufigste Streitpunkt: Wartung versus Reparatur

Eine Heizungswartung gilt in der Regel als umlagefähig — eine Heizungsreparatur in der Regel nicht. Eine regelmäßige Aufzugswartung gilt typischerweise als umlagefähig — der Austausch des Aufzugs hingegen nicht. Der Unterschied liegt nach der Rechtsprechung darin, ob es sich um Wartung und Betrieb (typischerweise umlagefähig) oder Instandhaltung und Instandsetzung (typischerweise nicht umlagefähig) handelt.

Konkrete Beispiele aus der Praxis:

PostenUmlagefähig?Begründung
Jährlicher Heizungs-Check JaWartung / Betrieb
Austausch defekter Brenner NeinInstandhaltung / Instandsetzung
TÜV-Prüfung Aufzug JaWartung / Betrieb
Reparatur Aufzugskabine NeinInstandhaltung / Instandsetzung
Dachrinnenreinigung JaWenn im Mietvertrag als sonstige BK vereinbart
Reparatur Dacheindeckung NeinInstandhaltung / Instandsetzung
Wartung Rauchmelder JaWenn im Mietvertrag als sonstige BK vereinbart
Anschaffung Rauchmelder NeinAnschaffungskosten

Wenn Sie unsicher sind: Belege bei der Hausverwaltung anfordern. Sie haben als Eigentümer das Recht auf Einsicht in alle Belege nach § 18 Abs. 4 WEG.

Der richtige Verteilerschlüssel

Die Hausgeldabrechnung verteilt Kosten in der Regel nach Miteigentumsanteilen (MEA) — dem Schlüssel, der in der Teilungserklärung Ihrer WEG festgelegt ist. Die Nebenkostenabrechnung darf aber andere Schlüssel verwenden — und in einigen Fällen muss sie das sogar.

Welche Verteilerschlüssel sind erlaubt?

VerteilerschlüsselTypische AnwendungRechtsgrundlage
WohnflächeGrundsteuer, Versicherungen, MüllStandard nach § 556a Abs. 1 BGB
Miteigentumsanteil (MEA)Wenn im Mietvertrag vereinbartAnlehnung an WEG-Schlüssel
PersonenzahlWasser, Müll (alternativ)Mietvertraglich vereinbart
VerbrauchHeizung, Warmwasser, KaltwasserPflicht bei Heizung nach HKVO
WohneinheitGrundgebührenWenn Aufwand pro Einheit
DirektzuweisungSondereigentum (z.B. eigener Stellplatz)Bei konkreter Zuordnung

Sonderfall Heizkostenabrechnung

Bei Heizung und Warmwasser gelten zusätzliche Regeln aus der Heizkostenverordnung (HKVO):

  • Mindestens 50 % nach Verbrauch verteilen (in den meisten Fällen 70 %)
  • Maximal 50 % nach Wohnfläche
  • Jährliche Verbrauchsablesung erforderlich
  • Schriftliche Ankündigung der Ablesung an Mieter

Geben Sie eine falsch verteilte Heizkostenabrechnung an Ihren Mieter weiter, kann er gemäß § 12 HKVO seinen Anteil um 15 % kürzen.

Praxis-Beispiel mit echten Zahlen

Nehmen wir ein konkretes Beispiel, das die Mehrheit der ETW-Vermieter kennen wird: Sie besitzen eine 75 m² große Eigentumswohnung in einem Haus mit insgesamt 600 m² Wohnfläche, vermietet an Familie Müller (3 Personen) seit Januar 2025. Die Hausgeldabrechnung für das Wirtschaftsjahr 2025 zeigt folgende Positionen für Ihre Wohnung:

PositionAnteilig Ihre ETWUmlagefähig?
Gebäudeversicherung410 € Ja
Heizung und Warmwasser1.240 € Ja (nach HKVO)
Kaltwasser / Abwasser340 € Ja
Müllabfuhr und Straßenreinigung180 € Ja
Hauswart und Gartenpflege290 € Ja
Gemeinschaftsstrom (Treppenhaus)95 € Ja
Schornsteinreinigung60 € Ja
Wartung Aufzug140 € Ja
Reparatur Aufzugskabine350 € Nein
Verwaltervergütung180 € Nein
Erhaltungsrücklage600 € Nein
Bankgebühren WEG45 € Nein
Gesamt Ausgaben3.930 €
Davon umlagefähig auf Mieter2.615 €

Hinzu kommen in unserem Beispiel noch 385 € Kosten für Grundsteuer, die in vielen WEGs nicht über die Hausgeldabrechnung erhoben, sondern separat vom Eigentümer an die Gemeinde gezahlt wird (Grundsteuer ist eine kommunale Abgabe) — sie ist trotzdem als laufende öffentliche Last (Nr. 1 BetrKV) umlagefähig und gehört in die Nebenkostenabrechnung. Ihr Mieter zahlt monatlich 260 € Nebenkostenvorauszahlung, also 3.120 € pro Jahr. Die Abrechnung ergibt:

  • Umlagefähige Betriebskosten: 3.000 €
  • Geleistete Vorauszahlungen: 3.120 €
  • Erstattung an Mieter: 120 €

Was hätte ein typischer Fehler gekostet?

Hätten Sie versehentlich Verwaltervergütung (180 €), Erhaltungsrücklage (600 €), Aufzugsreparatur (350 €) und Bankgebühren (45 €) mitumgelegt — also alle nicht umlagefähigen Posten — wäre die Abrechnung inkl. Grundsteuer auf 4.315 € gekommen. Statt einer Erstattung von 120 € hätten Sie eine Nachforderung von 1.195 € erhoben — die Ihr Mieter zu Recht zurückgewiesen hätte.

Im schlimmsten Fall hätte er:

  1. Die gesamte Abrechnung angefochten
  2. Sie zur Korrektur aufgefordert
  3. Bei Verweigerung den Mieterverein eingeschaltet
  4. Im Zweifel die Nachzahlung verweigert

Sie haben Ihre Hausgeldabrechnung schon vorliegen und wollen direkt starten? Hier können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen — Anleitung im Tool inklusive.

Die 5 häufigsten Stolperfallen bei ETW-Vermietern

In der Vermieter-Praxis treten regelmäßig dieselben Konstellationen auf, die zu Anfechtungen führen können. Diese fünf sind besonders häufig — und können in der Praxis kostspielig werden.

Stolperfalle 1: Erhaltungsrücklage in der Abrechnung

Die Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage, häufig auch einfach nur Rücklage genannt) ist ein Sparposten der Eigentümergemeinschaft für künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Sie wird in der Praxis als Eigentümerlast eingestuft — kein laufender Betriebskosten-Posten. Trotzdem erscheint sie regelmäßig in Nebenkostenabrechnungen, weil sie auf der Hausgeldabrechnung steht und übersehen wird.

Warum das problematisch ist: Nach der BGH-Rechtsprechung dient die Rücklage der Substanzerhaltung des Gemeinschaftseigentums und gilt als reine Eigentümerlast. Eine Umlage auf den Mieter wird in der Rechtsprechung als unzulässig beurteilt — Eigentümer könnten so ihre Vermögensbildung über den Mieter finanzieren.

Beispielrechnung: Bei einer typischen Rücklage von 1,50 €/m² monatlich macht das bei 75 m² Wohnfläche 1.350 € pro Jahr aus.

Üblicher Umgang in der Praxis: Die Position wird in der Nebenkostenabrechnung an den Mieter konsequent nicht aufgeführt — unabhängig von ihrer Höhe.

Stolperfalle 2: Verwaltervergütung in der Nebenkostenabrechnung

Die Hausverwaltung wird in der Regel von der WEG bezahlt, nicht von den Mietern. Verwaltervergütung gilt nach der Rechtsprechung als nicht umlagefähige Verwaltungskosten — bei Gewerbemietverträgen kann das anders vereinbart werden, im Wohnraummietrecht hat der BGH dies in mehreren Entscheidungen ausgeschlossen.

Typische Fallhöhe: 250-350 € pro Wohnung und Jahr.

Sonderfall Sondereigentumsverwaltung (SEV): Wenn zusätzlich zur normalen Hausverwaltung eine separate Sondereigentumsverwaltung beauftragt wird, die nur für eine Wohnung tätig ist (z.B. Mieterkommunikation, Mahnwesen), gilt auch diese Position in der Regel als nicht umlagefähig. Sie bleibt typischerweise Eigentümerlast.

Stolperfalle 3: Reparatur als Wartung deklariert

Eine Wartung (z.B. der jährliche Heizungs-Check) gilt in der Regel als umlagefähig. Eine Reparatur (z.B. der Austausch eines Brenners) wird typischerweise als nicht umlagefähig eingestuft. Wenn auf der Hausgeldabrechnung "Heizung 850 €" als Position erscheint, ist eine genaue Prüfung der zugrundeliegenden Rechnung sinnvoll: Welcher Anteil ist Wartung, welcher Reparatur?

Typisch problematisch:

  • Heizungsanlage: Wartung umlagefähig, Brennerreparatur nicht
  • Aufzug: Wartung und TÜV umlagefähig, Kabinenreparatur nicht (besondere Vorsicht ist hier bei Vollwartungsverträgen geboten, da diese einen Instandhaltungsanteil beinhalten)
  • Dach: Reinigung Dachrinne umlagefähig (wenn im Mietvertrag vereinbart), Reparatur Dacheindeckung nicht
  • Garten: Pflege umlagefähig, Neubepflanzung nicht (außer als reine Ersatzbepflanzung)

Im Zweifelsfall können Belege bei der Hausverwaltung angefordert werden. Eigentümer haben nach § 18 Abs. 4 WEG ein Recht auf Belegeinsicht.

Stolperfalle 4: Falscher Verteilerschlüssel

Die Hausgeldabrechnung verteilt Kosten oft nach Miteigentumsanteilen — die Nebenkostenabrechnung kann jedoch andere Schlüssel verwenden. Wenn der Mietvertrag einen anderen Schlüssel als die WEG nutzt, ist eine Umrechnung erforderlich.

Häufige Konstellationen:

  • WEG rechnet Wasser nach MEA → Mietvertrag sieht "nach Personenzahl" vor
  • WEG rechnet Müll nach MEA → Mietvertrag sieht "nach Personenzahl" vor
  • WEG rechnet Heizung pauschal → nach HKVO sollte sie mindestens 50 % verbrauchsabhängig sein

Bei der Heizkostenabrechnung ist das besonders relevant: Eine fehlerhafte Verteilung berechtigt den Mieter nach § 12 HKVO zu einer Kürzung um 15 %.

Stolperfalle 5: Frist verpasst

Nach § 556 Abs. 3 BGB stehen 12 Monate Zeit nach Ende des Abrechnungszeitraums zur Verfügung. Bei verspäteter Lieferung der Hausgeldabrechnung kann es eng werden. Wichtig nach der Rechtsprechung: Die Verspätung der WEG entbindet typischerweise nicht von der 12-Monats-Frist gegenüber dem Mieter.

Realistisches Szenario: Die Hausverwaltung schickt die Hausgeldabrechnung 2025 erst im Oktober 2026. Es bleiben dann etwa 2 Monate für die eigene Nebenkostenabrechnung. Bei Fristversäumnis (31. Dezember 2026) kann nach geltendem Recht ein Nachforderungsanspruch verloren gehen — ein Guthaben des Mieters wird in der Regel dennoch fällig.

Mögliche Vorgehensweisen bei verspäteter Lieferung der Hausverwaltung:

  1. Schriftliche Mahnung an die Hausverwaltung mit Fristsetzung
  2. Erstellung einer vorläufigen Abrechnung auf Basis von Schätzwerten
  3. Korrektur nach Erhalt der finalen Hausgeldabrechnung — Hinweis: Nachforderungen, die über die ursprünglich abgerechneten Beträge hinausgehen, sind nach Ablauf der 12-Monats-Frist in der Regel nicht mehr durchsetzbar.
  4. Bei wiederholten Verspätungen: Antrag in der Eigentümerversammlung, dass die WEG Ansprüche gegen die Hausverwaltung prüft und ggf. geltend macht. Da der Verwaltervertrag zwischen der WEG und der Hausverwaltung besteht, können Schadensersatzansprüche grundsätzlich nur durch die Gemeinschaft — nicht durch den einzelnen Eigentümer — verfolgt werden (bei konkreten Fragen empfiehlt sich anwaltliche Beratung).

Fristen und Termine im Überblick

Damit Sie als ETW-Vermieter den Überblick behalten — hier alle wichtigen Fristen im Zusammenhang mit Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung:

FristWer?Bedeutung
6 Monate nach Wirtschaftsjahr-EndeHausverwaltungHausgeldabrechnung an Eigentümer (Richtwert)
12 Monate nach AbrechnungszeitraumVermieterNebenkostenabrechnung an Mieter — § 556 Abs. 3 BGB
12 Monate nach ErhaltMieterEinwendungsfrist gegen Nebenkostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB)
Sofort fälligMieterNachzahlung nach formell wirksamer Abrechnung
Sofort fälligVermieterGuthaben-Auszahlung an Mieter

Was gilt der Zugang beim Mieter?

Die 12-Monats-Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung innerhalb der Frist beim Mieter ankommt — nicht, wenn Sie sie kurz vor Ablauf abschicken. Versand per Einwurf-Einschreiben oder gegen Empfangsbestätigung wird daher empfohlen, um den Zugang nachweisen zu können.

Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr

Ein häufiger Praxisfall: Ihr Mieter zieht zum 30. Juni aus, ein neuer Mieter zum 1. August ein. Was bedeutet das für die Nebenkostenabrechnung?

Grundregel: Tagesgenaue Abrechnung

Die Kosten werden tagesgenau auf die Mieter aufgeteilt. Für die alte Mieterin Frau Schmidt wird eine Abrechnung über den Zeitraum vom 1. Januar bis 30. Juni erstellt, für den neuen Mieter Herr Weber vom 1. August bis 31. Dezember. Der Leerstandszeitraum (1.-31. Juli) geht zu Ihren Lasten als Vermieter.

Was tun mit verbrauchsabhängigen Kosten?

  • Heizung und Warmwasser: Zählerstand bei Aus- und Einzug ablesen lassen und die Werte an die Hausverwaltung melden. Die Heizkostenfirma erstellt dann zwei getrennte Abrechnungen. Auch wenn die Werte elektronisch erfasst werden, sollte der Mieterwechsel immer zeitnah bei der Hausverwaltung gemeldet werden.
  • Kaltwasser: Ebenfalls Zählerstand erfassen, wenn Sie nach Verbrauch abrechnen.
  • Pauschale Kosten (Müll, Grundsteuer, Versicherungen): Nach Wohndauer in Tagen anteilig.

Was tun mit Nachzahlungen?

Falls eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung zu erwarten ist, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf der Ihnen zustehenden Abrechnungsfrist einbehalten. Die Kaution sichert nach der BGH-Rechtsprechung auch noch nicht fällige Ansprüche aus der Abwicklung des Mietverhältnisses — einschließlich einer nach Auszug noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung. Maßstab für den Einbehalt ist die realistisch zu erwartende Nachforderung; einen pauschalen Betrag gibt das Gesetz nicht vor. Sobald die Abrechnung erstellt ist, ist die Kaution unverzüglich abzurechnen (BGH, Urt. v. 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05).

Häufige Fragen

Darf ich meinem Mieter die Hausgeldabrechnung einfach weiterleiten?

In der Praxis wird das nicht empfohlen. Die Hausgeldabrechnung ist ein internes Dokument der WEG und enthält Positionen, die typischerweise nicht umlagefähig sind — etwa Erhaltungsrücklage und Verwaltungskosten. Üblicherweise wird aus der Hausgeldabrechnung eine eigenständige Nebenkostenabrechnung erstellt, die nur die nach § 2 BetrKV umlagefähigen Kosten enthält und dem Mietvertrag entspricht.

Was passiert, wenn Posten umgelegt wurden, die nicht umlagefähig sind?

Der Mieter kann der Abrechnung widersprechen. Der zu Unrecht umgelegte Betrag ist in der Regel zu erstatten; gegebenenfalls ist die gesamte Abrechnung zu korrigieren. Bei groben formellen Mängeln — etwa wenn der Verteilerschlüssel fehlt oder unklar ist — kann die Abrechnung nach der Rechtsprechung unwirksam sein. Dann können auch berechtigte Nachforderungen verloren gehen. Bei rechtlichen Unsicherheiten empfiehlt sich anwaltliche Beratung.

Welche Frist habe ich für die Nebenkostenabrechnung?

12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei Abrechnungszeitraum Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Verpassen Sie diese Frist, verlieren Sie Ihren Anspruch auf eine Nachzahlung. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dennoch auszahlen.

Mein Hausverwalter schickt die Hausgeldabrechnung sehr spät — was tun?

Als Wohnungseigentümer haben Sie gegenüber der WEG einen Anspruch auf rechtzeitige Erstellung der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG). Die WEG kann diesen Anspruch ihrerseits gegenüber der Hausverwaltung aus dem Verwaltervertrag geltend machen — ein direkter Anspruch des einzelnen Eigentümers gegen die Hausverwaltung besteht jedoch in der Regel nicht. Ihrer Pflicht zur Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter entbindet die Verspätung der WEG jedoch nicht. Im Zweifel müssen Sie eine vorläufige Abrechnung auf Basis von Schätzwerten erstellen und nach Erhalt der Hausgeldabrechnung korrigieren. Bei wiederholter Verspätung können Sie in der Eigentümerversammlung beantragen, dass die WEG Ansprüche gegen die Hausverwaltung prüft und ggf. verfolgt.

Welche Verteilerschlüssel darf ich verwenden?

Das hängt vom Mietvertrag ab. Häufige Schlüssel sind: Wohnfläche, Miteigentumsanteil (MEA), Personenzahl, Verbrauch. Bei Heizkosten gilt zwingend die Heizkostenverordnung (mindestens 50 % verbrauchsabhängig). Steht im Mietvertrag kein Schlüssel, ist nach Wohnfläche zu verteilen (§ 556a Abs. 1 BGB).

Mein Mieter ist mitten im Jahr eingezogen — wie rechne ich ab?

Die Kosten werden tagesgenau aufgeteilt. Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Wasser sollten möglichst per Zählerstand am Ein- und Auszugstag erfasst werden. Bei pauschalen Kosten wird nach Wohndauer in Tagen anteilig berechnet. Leerstandszeiten gehen zu Ihren Lasten als Vermieter.

Was passiert mit der Erhaltungsrücklage in der Nebenkostenabrechnung?

Die Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) ist niemals umlagefähig. Sie ist Eigentümersache und dient der Substanzerhaltung des Gemeinschaftseigentums. Auch wenn die Rücklage auf der Hausgeldabrechnung steht, darf sie nicht in die Nebenkostenabrechnung übernommen werden.

Kann ich die Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten — einschließlich der Vergütung der Hausverwaltung — sind im Wohnraummietrecht nicht umlagefähig. Das gilt auch dann, wenn im Mietvertrag eine entsprechende Klausel steht (BGH-Rechtsprechung). Eine Ausnahme gibt es nur bei Gewerbemietverträgen.

Mein Mieter verlangt Belegeinsicht — muss ich das gewähren?

Ja. Ihr Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Sie müssen ihm die Originale (oder Kopien) der relevanten Rechnungen zugänglich machen. In der Praxis reicht oft eine digitale Bereitstellung, etwa per E-Mail oder über ein Mieterportal.

Wie schnell muss ich ein Guthaben des Mieters auszahlen?

Sofort nach Übermittlung einer formell wirksamen Abrechnung. Der Mieter kann das Guthaben mit der nächsten Mietzahlung verrechnen oder Sie zur Auszahlung auffordern. Eine Aufrechnung mit künftigen Vorauszahlungen ist meist die unkomplizierteste Lösung.

Wo finde ich die rechtliche Grundlage für umlagefähige Kosten?

Die Liste aller umlagefähigen Betriebskosten finden Sie in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Heizkostenabrechnung ist zusätzlich in der Heizkostenverordnung (HKVO) geregelt. Allgemeine Pflichten zur Abrechnung stehen in § 556 BGB. Für die Hausgeldabrechnung ist § 28 WEG einschlägig.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe synonym verwendet. Rechtlich exakt ist 'Betriebskosten' der Begriff aus § 2 BetrKV und § 556 BGB. 'Nebenkosten' ist die umgangssprachliche Variante, die alle laufenden Nebenkosten eines Mietverhältnisses umfasst — einschließlich Betriebskosten.


Weiterführende Themen

Im Glossar nachschlagen:


Zusammenfassung — die wichtigsten Punkte

Wenn Sie sich nur drei Sätze aus diesem Artikel merken:

  1. Die Hausgeldabrechnung enthält alle Kosten der WEG; in der Nebenkostenabrechnung erscheinen in der Regel nur umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV.
  2. Erhaltungsrücklage, Verwaltungskosten und Reparaturen gelten typischerweise als nicht umlagefähig — auch wenn sie auf der Hausgeldabrechnung stehen.
  3. Nach § 556 Abs. 3 BGB stehen 12 Monate Zeit nach Ende des Abrechnungszeitraums zur Verfügung. Fristversäumnis kann zum Verlust des Nachforderungsanspruchs führen — Guthaben werden in der Regel dennoch fällig.

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