Umlagefähige Betriebskosten: Welche Kosten dürfen Sie auf den Mieter umlegen?

Als Vermieter einer Eigentumswohnung dürfen Sie längst nicht jede Ausgabe aus Ihrer Hausgeldabrechnung an den Mieter weitergeben. Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen umlagefähigen Betriebskosten, die der Mieter trägt, und Kosten, die beim Eigentümer bleiben. Wer diese Grenze nicht kennt, rechnet zu viel ab, und riskiert, dass die Nebenkostenabrechnung ganz oder teilweise unwirksam ist.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die vollständige Liste der 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), grenzt sie von den nicht umlagefähigen Kosten ab und erklärt, mit welchem Verteilerschlüssel Sie jede Position korrekt auf den Mieter verteilen.

Inhalt

• Die Grundregel: § 2 BetrKV
• Die 17 umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 BetrKV)
• Nicht umlagefähige Nebenkosten
• Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV)
• Wichtige Sonderfälle und Grauzonen
• Einzelfälle von A bis Z: umlagefähig oder nicht?
• Der richtige Verteilerschlüssel
• Die Frist nicht vergessen
• Häufige Fragen

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Die Grundregel: § 2 BetrKV

Umlagefähig sind nur laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Gebäude oder durch dessen bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen, und nur, wenn ihre Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 abschließend 17 Kostenarten auf. Was dort nicht steht (mit Ausnahme der ausdrücklich vereinbarten „sonstigen Betriebskosten"), darf nicht umgelegt werden.

„Laufend" ist dabei das entscheidende Wort: Es geht um regelmäßig wiederkehrende Kosten, nicht um einmalige Ausgaben oder Reparaturen.

Die 17 umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 BetrKV)

¹ Kabel-TV und Breitbandgebühren aus Sammelverträgen sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig; Details unter Sonderfälle.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Genauso wichtig wie die Liste der umlagefähigen Kosten ist die Kehrseite: die nicht umlagefähigen Nebenkosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV. Diese Positionen tauchen in Ihrer Hausgeldabrechnung auf, gehören aber nicht in die Nebenkostenabrechnung des Mieters; sie bleiben Eigentümerlast:

• Verwaltungskosten / Verwaltervergütung: die Vergütung der WEG-Hausverwaltung ist keine Betriebskostenart; dazu zählen auch die Kosten für WEG-Versammlungen, Buchführung und die Prüfung des Jahresabschlusses. Ausführlich: Sind Hausverwaltungskosten umlagefähig?
• Instandhaltungsrücklage: eine Rücklage für künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, kein laufender Betriebskostenposten.
• Reparaturen und Instandsetzung: die Behebung von Schäden ist keine „laufende" Kostenart.
• Bank-, Kontoführungs- und Kapitalkosten der WEG: auch Zinsen auf WEG-Kredite trägt der Eigentümer.
• Rechtskosten: Anwalts- und Gerichtskosten der WEG, etwa bei Streitigkeiten mit Eigentümern oder Dienstleistern.
• Kosten für Leerstandszeiten: anteilige Kosten leerstehender Einheiten.

Diese Trennung ist der häufigste Fehler bei ETW-Vermietern, weil die Hausgeldabrechnung der WEG umlagefähige und nicht umlagefähige Posten in einem Dokument vermischt. Wer die Hausgeldabrechnung einfach durchreicht, legt fast immer zu viel um. Mehr dazu im Guide Hausgeldabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung.

Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV)

Position 17 ist ein Sonderfall. „Sonstige Betriebskosten" sind Kosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht genannt sind, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern, einer Lüftungsanlage oder eines Blitzschutzes. Umlagefähig sind sie nur, wenn die konkrete Kostenart im Mietvertrag ausdrücklich benannt ist. Eine pauschale Klausel wie „sonstige Betriebskosten" ohne konkrete Aufzählung reicht dafür nicht aus.

Wichtige Sonderfälle und Grauzonen

Wartung vs. Reparatur. Die laufende Wartung einer Anlage (etwa Aufzug, Heizung, Rauchmelder) ist umlagefähig, die Reparatur derselben Anlage nicht. Steht auf einer Rechnung beides, muss der Reparaturanteil herausgerechnet werden.

Hausmeister. Umlagefähig ist nur die laufende Betreuungstätigkeit. Führt der Hausmeister auch Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben aus, sind diese Anteile herauszurechnen.

Kabel-TV, Antenne und Breitband (seit 1. Juli 2024). Mit dem Ende des sogenannten Nebenkostenprivilegs dürfen laufende Kabel- und Breitbandgebühren aus Sammelverträgen nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden. Bei einer hauseigenen Gemeinschaftsantennenanlage bleiben nur noch der Betriebsstrom und die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft umlagefähig. Neu ist ein gedeckeltes Glasfaser-Bereitstellungsentgelt (Betriebsstrom plus maximal 60 Euro pro Wohneinheit und Jahr) bei vollständig glasfasergebundenen Anlagen.

CO2-Kosten. Seit 2023 müssen Vermieter einen Teil der CO2-Kosten aus Heizung und Warmwasser selbst tragen, je nach energetischem Zustand des Gebäudes. Details dazu im Artikel CO2-Kostenaufteilung für Vermieter.

Einzelfälle von A bis Z: umlagefähig oder nicht?

Die folgende Übersicht beantwortet die Fälle, nach denen am häufigsten einzeln gefragt wird. Wo ein Fall differenzierter liegt, als eine Ja/Nein-Spalte abbilden kann, verweist die Zeile auf den ausführlichen Abschnitt weiter oben.

Zwei Einschränkungen, die für die ganze Tabelle gelten: Eine Position ist nur umlagefähig, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist; bei den sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV muss die Art zusätzlich einzeln benannt sein. Und sie muss dem Wirtschaftlichkeitsgebot genügen: unnötig teure Leistungen kann der Mieter kürzen.

Der richtige Verteilerschlüssel

Umlagefähig zu sein ist das eine, die Kosten korrekt zu verteilen das andere. Grundsätzlich gilt: Fehlt eine andere Vereinbarung, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Für einzelne Positionen gelten Besonderheiten:

• Heizung und Warmwasser müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden; reine Wohnflächenverteilung ist hier nicht zulässig.
• Wasser kann nach Verbrauch (bei Zählern) oder Wohnfläche verteilt werden.
• Müll und Straßenreinigung werden häufig nach Personenzahl oder Wohnfläche verteilt.

Welcher Schlüssel zu welcher Kostenart passt, erklärt der Ratgeber zum Verteilerschlüssel der Nebenkostenabrechnung im Detail. Wer die Abrechnung von Hand aufsetzt, findet in der kostenlosen Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung eine fertige Struktur mit den gängigen Verteilerschlüsseln.

Die Frist nicht vergessen

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumen Sie diese Frist, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen; ein Guthaben müssen Sie dem Mieter aber weiterhin auszahlen. Mehr dazu im Artikel Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

• Sind Hausverwaltungskosten umlagefähig?: warum die Verwaltervergütung beim Eigentümer bleibt
• Hausgeldabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung — der ETW-Vermieter Guide 2026
• Verteilerschlüssel der Nebenkostenabrechnung: welcher Schlüssel für welche Kostenart passt
• Fristen der Nebenkostenabrechnung: die 12-Monats-Frist nach § 556 BGB
• CO2-Kostenaufteilung für Vermieter: der Vermieteranteil seit 2023