Fristen der Nebenkostenabrechnung: Die 12-Monats-Regel einfach erklärt(2026)
Tobias Klüppel
Geschäftsführer Wegora · Veröffentlicht 8. Juli 2026 · 12 Min. Lesezeit
Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es eine Frist, die über bares Geld entscheidet: Wer als Vermieter die 12-Monats-Frist verpasst, verliert in der Regel seinen Anspruch auf eine Nachzahlung. Dieser Artikel erklärt alle relevanten Fristen aus § 556 BGB – die Abrechnungsfrist für Sie als Vermieter, die Einwendungsfrist für den Mieter und die Zahlungsfrist – samt Rechtsfolgen, Sonderregeln und Beispielen.
Das Wichtigste in Kürze: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen auch nach Fristablauf noch auszahlen.
Die Abrechnungsfrist: 12 Monate nach Ende des Zeitraums
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Nach seinem Ende haben Sie als Vermieter weitere zwölf Monate Zeit, dem Mieter die Abrechnung zukommen zu lassen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Beispiel 1 – Kalenderjahr: Läuft der Abrechnungszeitraum über das Kalenderjahr 2025 (1.1.–31.12.2025), muss die Abrechnung dem Mieter bis spätestens 31. Dezember 2026 zugehen.
Beispiel 2 – abweichender Zeitraum: Läuft Ihr Abrechnungszeitraum vom 1.7.2025 bis 30.6.2026, endet die Abrechnungsfrist am 30. Juni 2027.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Die Beweislast dafür trägt der Vermieter – im Zweifel ist ein nachweisbarer Versand (z. B. Einwurf-Einschreiben oder Übergabe mit Zeugen) sinnvoll.
Rechtsfolge bei versäumter Frist
Versäumen Sie die 12-Monats-Frist, können Sie eine sich aus der Abrechnung ergebende Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Abrechnung selbst können Sie zwar noch erstellen, eine Nachzahlung aber in der Regel nicht mehr verlangen.
Ausnahme: Haben Sie die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten, bleibt der Nachforderungsanspruch ausnahmsweise bestehen. Die Gerichte legen das allerdings sehr eng aus – in der Praxis scheitern die meisten Berufungen auf diese Ausnahme:
- Achtung: Eine verspätete WEG-Jahresabrechnung reicht laut BGH (Urteil v. 25.1.2017, VIII ZR 249/15) ausdrücklich nicht aus. Vermieter einer Eigentumswohnung müssen auch dann fristgerecht abrechnen, wenn der Beschluss der Eigentümerversammlung noch nicht vorliegt.
- Verzögerungen beim Messdienstleister oder Versorger können in Ausnahmefällen entschuldigen – allerdings nur, wenn Sie nachweislich und mit Nachdruck auf eine rechtzeitige Lieferung der Daten hingewirkt haben.
- Behördliche Bescheide (z. B. Grundsteuer), die nachweislich noch nicht vorlagen, werden von Gerichten eher anerkannt.
Nicht entschuldigt sind dagegen Arbeitsüberlastung, Urlaub oder schlicht Vergessen. Und selbst bei berechtigter Verzögerung müssen Sie unverzüglich abrechnen, sobald die fehlenden Unterlagen vorliegen.
Sonderregel: Guthaben bleibt immer bestehen
Wichtig: Die Ausschlussfrist gilt nur für Nachforderungen zu Ihren Gunsten. Ergibt die (auch verspätete) Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, müssen Sie dieses immer auszahlen – unabhängig davon, ob Sie die Frist eingehalten haben. Die Frist schützt den Mieter, nicht den säumigen Vermieter.
Korrektur nach Fristablauf
Auch das Nachbessern ist begrenzt: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist können Sie eine bereits erteilte Abrechnung nicht mehr zu Ihren Gunsten korrigieren, wenn dadurch eine höhere Nachforderung entstünde. Korrekturen zugunsten des Mieters bleiben dagegen möglich. Umso wichtiger ist es, von Anfang an sauber zu rechnen.
Die Einwendungsfrist des Mieters: ebenfalls 12 Monate
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er Einwendungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen – es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Für Sie als Vermieter bedeutet das: Erst wenn diese zwölf Monate ohne Einwendungen verstrichen sind, ist die Abrechnung praktisch „abgeschlossen".
Zahlungsfrist und Anpassung der Vorauszahlungen
Eine berechtigte Nachzahlung wird mit Zugang einer formell korrekten Abrechnung fällig; in der Praxis wird dem Mieter meist eine Zahlungsfrist von rund 30 Tagen eingeräumt. Der Mieter darf die Zahlung allerdings zurückhalten, solange ihm die Einsicht in die Belege verweigert wird.
Nach einer Abrechnung dürfen zudem beide Seiten die Vorauszahlungen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB) – bei stark gestiegenen Kosten ein wichtiges Instrument, um im Folgejahr keine große Nachzahlung entstehen zu lassen. Ansprüche aus der Abrechnung verjähren im Übrigen nach den allgemeinen Regeln in drei Jahren (§ 195 BGB).
Fristen im Überblick
| Frist | Wer | Dauer | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Abrechnungsfrist | Vermieter | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums | § 556 Abs. 3 S. 2 BGB |
| Ausschluss von Nachforderungen | Vermieter | nach Fristablauf | § 556 Abs. 3 S. 3 BGB |
| Einwendungsfrist | Mieter | 12 Monate nach Zugang der Abrechnung | § 556 Abs. 3 S. 5 BGB |
| Zahlungsfrist Nachzahlung | Mieter | i. d. R. ~30 Tage nach Zugang | Rechtsprechung |
| Verjährung | beide | 3 Jahre | § 195 BGB |
Was tun, wenn die Frist knapp wird?
Gerade ETW-Vermieter geraten unter Druck, wenn die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung erst spät im Jahr kommt – dann bleibt wenig Zeit, daraus fristgerecht die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Drei Tipps:
- Frühzeitig einfordern: Fragen Sie die Hausgeldabrechnung aktiv bei der Verwaltung an, wenn sie ausbleibt.
- Zugang dokumentieren: Versenden Sie so, dass Sie den Zugang beim Mieter notfalls nachweisen können.
- Schnell abrechnen: Wenn es eng wird, hilft Automatisierung. Mit dem Wegora Nebenkostenmanager laden Sie die Hausgeldabrechnung hoch und erhalten die versandfertige Abrechnung in rund 10 Minuten – Erkennung, Aufteilung und Mieterwechsel inklusive.
Für den Aufbau der Abrechnung hilft die kostenlose Nebenkostenabrechnung-Vorlage; welche Positionen hineindürfen, erklärt das Glossar zu den umlagefähigen Betriebskosten.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026.
Was passiert, wenn ich die Frist als Vermieter verpasse?
Sie können eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen – außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen.
Zählt das Absendedatum oder der Zugang?
Der Zugang beim Mieter. Die Beweislast trägt der Vermieter.
Wie lange kann der Mieter Einwendungen erheben?
Bis zu zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
Wann muss der Mieter eine Nachzahlung leisten?
Mit Zugang einer korrekten Abrechnung; üblich ist eine Zahlungsfrist von rund 30 Tagen.
Weiterführende Themen
- Nebenkostenabrechnung selbst erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung (mit Excel-Vorlage)
- Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr: So rechnen Sie korrekt ab
- Hausgeldabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung — der ETW-Vermieter Guide 2026
- Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung: Welcher passt für welche Kostenart?
Im Glossar nachschlagen:
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Angaben nach bestem Wissen, Stand 2026. Im Zweifel Mietvertrag und aktuelle Rechtsprechung prüfen.