Nebenkostenabrechnung: Nachzahlung & Guthaben richtig verrechnen

Am Ende jeder Nebenkostenabrechnung steht eines von zwei Ergebnissen: Der Mieter muss nachzahlen, oder er bekommt ein Guthaben zurück. Beides folgt eigenen Regeln, und viele Vermieter verschenken bares Geld, weil sie danach den wichtigsten Schritt vergessen: die Vorauszahlung für die Zukunft anzupassen.

Dieser Artikel erklärt, was bei Nachzahlung und Guthaben gilt, welche Fristen greifen und wie Sie mit § 560 BGB verhindern, dass sich derselbe Fehlbetrag jedes Jahr wiederholt.

Inhalt

• Nachzahlung: wenn der Mieter zu wenig vorausgezahlt hat
• Zahlungsfrist des Mieters: die 14 Tage sind ein Missverständnis
• Guthaben: wenn der Mieter zu viel gezahlt hat
• Der wichtigste Schritt: Vorauszahlung anpassen
• Weitere Fristen im Blick
• Häufige Fragen

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Nachzahlung: wenn der Mieter zu wenig vorausgezahlt hat

Übersteigen die tatsächlichen Kosten die geleisteten Vorauszahlungen, ergibt sich eine Nachzahlung. Der Mieter muss diese begleichen, aber nur unter zwei Voraussetzungen:

• Die Abrechnung ist formell ordnungsgemäß (Zusammenstellung der Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters, Abzug der Vorauszahlungen).
• Sie ist dem Mieter innerhalb der 12-Monats-Frist zugegangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Details dazu im Artikel Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Wie eine formell vollständige Abrechnung aufgebaut ist, von der Kostenaufstellung bis zum Vorauszahlungsabzug, zeigt die kostenlose Abrechnungsvorlage Punkt für Punkt.

Zahlungsfrist des Mieters: die 14 Tage sind ein Missverständnis

Kaum eine Zahl hält sich hartnäckiger als die „14 Tage Zahlungsfrist" bei der Nebenkostenabrechnung. Diese Frist gibt es nicht. Weder das BGB noch die Betriebskostenverordnung nennen einen festen Zeitraum, innerhalb dessen der Mieter eine Nachzahlung leisten müsste. Wer in seinem Anschreiben „zahlbar innerhalb von 14 Tagen" schreibt, setzt damit keine gesetzliche Frist in Kraft, sondern äußert einen Wunsch.

Was tatsächlich gilt, ist eine Kette aus drei Schritten:

Praktisch heißt das: Sie dürfen im Anschreiben durchaus um Zahlung binnen 14 Tagen bitten; nur können Sie daraus nichts ableiten, wenn der Mieter sich mehr Zeit nimmt. Nennen Sie besser einen Termin, der der Prüffrist Rechnung trägt, und mahnen Sie danach. Das ist der Weg, der zu Verzugszinsen führt; ein zu kurz gesetztes Datum ist es nicht.

Ratenzahlung: ein Entgegenkommen, kein Anspruch

Bei einer hohen Nachforderung fragen Mieter oft nach Ratenzahlung. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht; Sie können sie gewähren, müssen es aber nicht. Wenn Sie zustimmen, halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest: Höhe der Raten, Termine und was gilt, wenn eine Rate ausfällt. Ohne diese Festlegung bleibt unklar, ab wann Verzug eintritt, und Sie stehen schlechter da als ohne die Absprache.

Guthaben: wenn der Mieter zu viel gezahlt hat

Waren die Vorauszahlungen höher als die tatsächlichen Kosten, steht dem Mieter ein Guthaben zu, und dieses müssen Sie ihm auszahlen. Ein Guthaben dürfen Sie nicht einfach einbehalten. Wichtig: Die 12-Monats-Frist begrenzt nur Nachforderungen des Vermieters; ein Guthaben schulden Sie dem Mieter auch dann, wenn Sie verspätet abrechnen.

Sie dürfen ein Guthaben mit offenen, fälligen Forderungen gegen den Mieter verrechnen (etwa rückständiger Miete). Ohne solche Gegenforderung ist das Guthaben nach Zugang der Abrechnung auszuzahlen.

Der wichtigste Schritt: Vorauszahlung anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB)

Hier verschenken die meisten Vermieter Geld. Ergibt die Abrechnung eine deutliche Nachzahlung, heißt das: Die monatlichen Vorauszahlungen sind zu niedrig, und ohne Anpassung wiederholt sich die Nachzahlung im nächsten Jahr.

Nach einer Abrechnung darf jede Vertragspartei die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Für Sie als Vermieter bedeutet das:

• Anpassung per Erklärung in Textform an den Mieter (z. B. E-Mail oder Brief).
• Die neue Höhe muss angemessen sein, orientiert an den zuletzt abgerechneten tatsächlichen Kosten, nicht willkürlich nach oben gesetzt.
• Die Anpassung gilt für die Zukunft, üblicherweise ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung.

Ein einfaches Beispiel: Zahlt der Mieter 65 € im Monat vor, die Abrechnung ergibt aber tatsächliche Kosten von rund 85 € im Monat, sollten Sie die Vorauszahlung auf etwa 85 € anheben. Sonst tragen Sie das Jahr über die Differenz vor und holen sie erst mit der nächsten Nachzahlung zurück.

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Umgekehrt gilt: Ergibt sich ein hohes Guthaben, kann auch der Mieter eine Senkung verlangen.

Weitere Fristen im Blick

• Einwendungsfrist des Mieters: Der Mieter hat ab Zugang der Abrechnung 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen.
• Verjährung: Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und fällig wurde.

Häufige Fragen

Weiterführende Themen

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